Casos de uso

Qué hace un agente de IA en tu centro educativo

Canales

Por llamada o por WhatsApp, el mismo agente

Tú eliges cómo contacta con cada lead. El agente puede empezar con una llamada y seguir por WhatsApp, o al revés, sin perder el contexto de lo que ya se ha hablado.

Por llamada

Habla con el lead con voz natural, resuelve sus dudas en la conversación y agenda la cita en ese momento.

Ideal para: Leads que prefieren hablar, cualificación y citas.

Por WhatsApp

Escribe y responde mensajes, envía información y documentos, y hace el seguimiento por escrito.

Ideal para: Leads que no contestan al teléfono o prefieren escribir.

Si hace falta, también sigue la conversación por email o SMS.

01 · Captación y ventas

Habla con cada lead en el momento justo

Casos de speed to lead: el agente contacta con tus leads en segundos, recupera los que se enfriaron, los cualifica y deja hecho el siguiente paso.

4 casos de uso

Caso de uso 01

  • Llamada
  • WhatsApp

Llama a cada lead nuevo al segundo

Cuando alguien rellena un formulario o entra desde una campaña, el agente le llama o le escribe por WhatsApp en segundos, mientras todavía está pensando en tu centro.

Cuándo usarlo: Recibes leads de formularios o campañas y tu equipo tarda horas o días en contactarlos.

  1. 01.

    Entra un lead nuevo

    Un formulario web, una campaña de Meta o Google o tu CRM crean el lead, y el agente lo detecta al momento.

  2. 02.

    El agente contacta en segundos

    Le llama, o le escribe por WhatsApp, confirma qué programa le interesa y resuelve las primeras dudas. Si no contesta, lo intenta hasta ocho veces combinando llamada y WhatsApp.

  3. 03.

    Lo deja listo para tu equipo

    Si el lead está interesado, propone una cita con un asesor y la deja confirmada en el calendario.

Qué queda en tu CRM: El lead contactado en segundos, con el resumen de la primera conversación y la cita agendada.

Caso de uso 02

  • Llamada
  • WhatsApp

Reactiva tus bases de datos de leads fríos

El agente vuelve a contactar, por llamada o por WhatsApp, con los leads que pidieron información hace tiempo y no avanzaron, y detecta en minutos cuáles siguen interesados.

Cuándo usarlo: Tienes leads de campañas o cursos anteriores que nadie ha vuelto a contactar.

  1. 01.

    Eliges a quién contactar

    Por ejemplo, a quienes pidieron información el curso pasado y no se matricularon. El agente recibe el historial de cada lead desde tu CRM.

  2. 02.

    El agente llama o escribe

    Recuerda al lead qué programa le interesaba y le pregunta si sigue buscando. Si no contesta a la llamada, le escribe por WhatsApp.

  3. 03.

    Actúa según la respuesta

    Si sigue interesado, agenda una cita. Si quiere información, se la envía. Si ahora no es el momento, programa un nuevo contacto.

Qué queda en tu CRM: Cada lead queda actualizado con su estado (interesado, más adelante o no interesado) y el siguiente paso.

Caso de uso 03

  • Llamada
  • WhatsApp

Cualifica leads y agenda reuniones

En la llamada o por WhatsApp, el agente hace a cada lead las preguntas que tu equipo necesita y, si encaja, deja confirmada la entrevista, la llamada o la visita al campus.

Cuándo usarlo: Tu equipo dedica mucho tiempo a leads que no encajan y a coordinar citas con varios correos o llamadas.

  1. 01.

    Defines los criterios

    Por ejemplo: titulación previa, fecha de inicio, modalidad, presupuesto o si necesita beca.

  2. 02.

    El agente pregunta durante la conversación

    Las preguntas surgen de forma natural mientras resuelve dudas, sin que parezca un formulario.

  3. 03.

    Agenda con quien encaja

    Consulta los huecos libres de tu equipo, confirma la cita, envía un recordatorio y, si el candidato no puede ir, la cambia de día.

Qué queda en tu CRM: Las respuestas de cada lead en su ficha, una prioridad clara y la cita en el calendario del asesor.

Caso de uso 04

  • Llamada
  • WhatsApp

Activa acciones personalizadas durante la conversación

Si el lead pide algo o cumple una condición, el agente actúa en ese momento: envía el folleto o las becas por WhatsApp o email, actualiza tu CRM o transfiere la llamada a tu equipo en plena conversación.

Cuándo usarlo: Los siguientes pasos dependen de que alguien de tu equipo se acuerde de hacerlos después.

  1. 01.

    Defines las acciones

    Por ejemplo: «si pregunta por becas, envía el documento» o «si está listo, avisa a su asesor».

  2. 02.

    El agente las ejecuta al momento

    Sin esperar a nadie: envía la información, rellena los datos en tu CRM o crea la tarea para tu equipo.

  3. 03.

    Comprueba y hace seguimiento

    Confirma con el lead que ha recibido lo que pidió y, unos días después, vuelve a contactar si hace falta.

Qué queda en tu CRM: Cada acción registrada en el CRM junto a la conversación que la activó.

02 · Atención y secretaría

Atiende el teléfono cuando tu equipo no puede

El agente responde llamadas y mensajes de alumnos y familias, resuelve sus dudas, filtra lo que necesita a una persona y hace llegar cada incidencia a quien corresponde.

4 casos de uso

Caso de uso 05

  • Llamada
  • WhatsApp

Recepción fuera de horario

Por la tarde, en fin de semana o en plena campaña de matrícula, el agente contesta las llamadas y los WhatsApp que entran y deja preparado el siguiente paso.

Cuándo usarlo: Recibes llamadas o mensajes a horas en las que tu equipo no puede atender.

  1. 01.

    Contesta al momento

    Atiende llamadas y mensajes de WhatsApp a cualquier hora y en varios idiomas.

  2. 02.

    Resuelve o recoge la consulta

    Responde las preguntas frecuentes sobre programas, plazos o precios, y anota lo que necesita a una persona.

  3. 03.

    Deja el siguiente paso listo

    Agenda una cita con tu equipo o le pasa el caso con un resumen, para que nadie tenga que repetir lo que ya contó.

Qué queda en tu CRM: A primera hora, tu equipo encuentra las consultas resueltas, las citas agendadas y el CRM actualizado.

Caso de uso 06

  • Llamada
  • WhatsApp

Filtra y desvía las llamadas entrantes

El agente atiende primero cada llamada, entiende qué necesita la persona, resuelve lo sencillo y transfiere al departamento adecuado lo que necesita a alguien de tu equipo.

Cuándo usarlo: Tu centralita recibe muchas llamadas y tu equipo pierde tiempo en consultas que se repiten o que no son para él.

  1. 01.

    Atiende y pregunta el motivo

    Saluda en nombre de tu centro y entiende si es una consulta de admisiones, de un alumno, de una familia o de un proveedor.

  2. 02.

    Resuelve lo frecuente

    Horarios, plazos, documentación o ubicación: lo que se puede contestar, lo contesta al momento.

  3. 03.

    Desvía con contexto

    Si hace falta una persona, transfiere la llamada al departamento que hayas definido sin cortar la conversación y con un resumen de lo hablado.

Qué queda en tu CRM: Cada llamada clasificada por motivo, con su resumen y a quién se transfirió.

Caso de uso 07

  • Llamada
  • WhatsApp

Recoge incidencias y las hace llegar al departamento correspondiente

El agente atiende a alumnos y familias cuando llaman o escriben para avisar de algo —una ausencia, un problema con un pago, una incidencia en el campus— y hace llegar el aviso, completo, al departamento que corresponde.

Cuándo usarlo: Los avisos llegan a secretaría o a la centralita y se pierden, se acumulan o tardan en llegar a quien tiene que resolverlos.

  1. 01.

    Atiende la llamada o el mensaje

    Identifica quién llama (alumno, familia) y entiende el tipo de incidencia: académica, administrativa, de pagos o del centro.

  2. 02.

    Recoge toda la información

    Pregunta lo que falta —curso, fecha, motivo, datos de contacto— para que nadie tenga que volver a llamar.

  3. 03.

    La envía a quien corresponde

    Hace llegar el aviso al departamento que hayas definido para cada tipo (tutoría, administración, secretaría…), lo registra en tu sistema y confirma a la persona que está recibido.

Qué queda en tu CRM: Cada incidencia registrada con su tipo, sus datos y el departamento al que se envió.

Caso de uso 08

  • Llamada
  • WhatsApp

Da soporte a tus alumnos con toda la información que necesitan

El agente resuelve las dudas de tus alumnos por llamada o WhatsApp: horarios, fechas de exámenes, trámites, documentación, plataforma o prácticas. Les da toda la información necesaria al momento, sin que tengan que esperar a que alguien conteste.

Cuándo usarlo: Tu equipo responde una y otra vez a las mismas preguntas de los alumnos, sobre todo al inicio de curso y en época de exámenes.

  1. 01.

    El alumno pregunta

    Llama o escribe por WhatsApp con su duda, a cualquier hora.

  2. 02.

    El agente le da toda la información

    Responde con la información de tu centro y le envía por WhatsApp o email lo que necesite: un calendario, un formulario o los pasos de un trámite.

  3. 03.

    Deriva solo lo que lo necesita

    Si la consulta requiere a una persona, la pasa al departamento adecuado con un resumen de lo hablado.

Qué queda en tu CRM: Las consultas resueltas al momento y un registro de las dudas más frecuentes de tus alumnos.

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