Casi d’uso

Cosa fa un agente IA per il vostro istituto

Canali

Al telefono o su WhatsApp, lo stesso agente

Siete voi a scegliere come raggiunge ogni lead. L’agente può iniziare con una chiamata e proseguire su WhatsApp, o viceversa, senza perdere il contesto di quanto già detto.

Al telefono

Parla con il lead con voce naturale, risponde alle sue domande durante la conversazione e fissa l’appuntamento sul momento.

Ideale per: Lead che preferiscono parlare, qualificazione e appuntamenti.

Su WhatsApp

Scrive e risponde ai messaggi, invia informazioni e documenti e fa follow-up per iscritto.

Ideale per: Lead che non rispondono al telefono o preferiscono scrivere.

Quando serve, può proseguire la conversazione anche via e-mail o SMS.

01 · Acquisizione e vendite

Parlate con ogni lead al momento giusto

Casi d’uso di speed to lead: l’agente raggiunge i vostri lead in pochi secondi, riattiva quelli che si sono raffreddati, li qualifica e porta a termine il passo successivo.

4 casi d’uso

Caso d’uso 01

  • Chiamata
  • WhatsApp

Chiamate subito ogni nuovo lead

Quando qualcuno compila un modulo o arriva da una campagna, l’agente lo chiama o gli scrive su WhatsApp in pochi secondi, mentre sta ancora pensando al vostro istituto.

Quando usarlo: Ricevete lead da moduli o campagne e il vostro team impiega ore o giorni per contattarli.

  1. 01.

    Arriva un nuovo lead

    Un modulo web, una campagna su Meta o Google o il vostro CRM crea il lead e l’agente lo prende in carico all’istante.

  2. 02.

    L’agente lo contatta in pochi secondi

    Lo chiama o gli scrive su WhatsApp, conferma quale corso gli interessa e risponde ai suoi primi dubbi. Se non risponde, ci riprova fino a otto volte, combinando chiamate e WhatsApp.

  3. 03.

    Vi consegna il lead pronto

    Se il lead è interessato, gli propone un incontro con un consulente e lo conferma in agenda.

Cosa arriva nel tuo CRM: Il lead contattato in pochi secondi, con un riepilogo della prima conversazione e l’appuntamento fissato.

Caso d’uso 02

  • Chiamata
  • WhatsApp

Riattivate i vostri database di lead freddi

L’agente ricontatta, al telefono o su WhatsApp, i lead che avevano chiesto informazioni tempo fa e non sono andati avanti, e scopre in pochi minuti quali sono ancora interessati.

Quando usarlo: Avete lead di campagne o sessioni di iscrizione passate con cui nessuno ha fatto follow-up.

  1. 01.

    Scegliete chi contattare

    Per esempio, chi ha chiesto informazioni l’anno scorso e non si è iscritto. L’agente riceve dal vostro CRM lo storico di ogni lead.

  2. 02.

    L’agente chiama o scrive

    Ricorda al lead quale corso gli interessava e gli chiede se sta ancora cercando. Se non risponde, gli scrive su WhatsApp.

  3. 03.

    Agisce in base alla risposta

    Se è ancora interessato, fissa un appuntamento. Se vuole informazioni, gliele invia. Se non è il momento giusto, programma un follow-up.

Cosa arriva nel tuo CRM: Ogni lead aggiornato con il suo stato (interessato, più avanti o non interessato) e il passo successivo.

Caso d’uso 03

  • Chiamata
  • WhatsApp

Qualificate i lead e fissate gli incontri

In chiamata o su WhatsApp, l’agente fa a ogni lead le domande di cui il vostro team ha bisogno e, se il profilo è in linea, conferma il colloquio, la chiamata o la visita al campus.

Quando usarlo: Il vostro team dedica troppo tempo a lead non in linea e a coordinare appuntamenti con decine di e-mail o chiamate.

  1. 01.

    Definite i criteri

    Per esempio: titolo di studio, data di inizio, modalità di frequenza, budget o necessità di una borsa di studio.

  2. 02.

    L’agente chiede durante la conversazione

    Le domande emergono in modo naturale mentre risponde ai suoi dubbi, così non sembra mai un modulo.

  3. 03.

    Fissa gli appuntamenti con i lead giusti

    Verifica la disponibilità del vostro team, conferma l’appuntamento, invia un promemoria e, se il candidato non può, lo riprogramma.

Cosa arriva nel tuo CRM: Le risposte di ogni lead nella sua scheda, una priorità chiara e l’appuntamento nell’agenda del consulente.

Caso d’uso 04

  • Chiamata
  • WhatsApp

Attivate azioni personalizzate durante la conversazione

Se il lead chiede qualcosa o soddisfa una condizione, l’agente agisce subito: invia la brochure o le informazioni sulle borse di studio via WhatsApp o e-mail, aggiorna il vostro CRM o trasferisce la chiamata al vostro team durante la conversazione.

Quando usarlo: I passi successivi dipendono dal fatto che qualcuno del vostro team si ricordi di farli in un secondo momento.

  1. 01.

    Definite le azioni

    Per esempio: «se chiede delle borse di studio, invia il documento» oppure «se è pronto, avvisa il suo consulente».

  2. 02.

    L’agente le esegue all’istante

    Senza aspettare nessuno: invia le informazioni, compila i dati nel vostro CRM o crea un’attività per il vostro team.

  3. 03.

    Verifica e fa follow-up

    Conferma con il lead che abbia ricevuto ciò che aveva chiesto e, qualche giorno dopo, lo ricontatta se necessario.

Cosa arriva nel tuo CRM: Ogni azione registrata nel CRM insieme alla conversazione che l’ha attivata.

02 · Servizi agli studenti e segreteria

Rispondete al telefono quando il vostro team non può

L’agente risponde a chiamate e messaggi di studenti e famiglie, chiarisce i loro dubbi, segnala ciò che richiede una persona e indirizza ogni richiesta al team giusto.

4 casi d’uso

Caso d’uso 05

  • Chiamata
  • WhatsApp

Accoglienza fuori orario

La sera, nei fine settimana o in piena campagna iscrizioni, l’agente risponde alle chiamate e ai messaggi WhatsApp in arrivo e predispone il passo successivo.

Quando usarlo: Ricevete chiamate o messaggi in orari in cui il vostro team non è disponibile.

  1. 01.

    Risponde all’istante

    Gestisce chiamate e messaggi WhatsApp a qualsiasi ora e in più lingue.

  2. 02.

    Risolve o registra la richiesta

    Risponde alle domande frequenti su corsi, scadenze o rette e prende nota di ciò che richiede una persona.

  3. 03.

    Predispone il passo successivo

    Fissa un appuntamento con il vostro team o passa il caso con un riepilogo, così nessuno deve ripetersi.

Cosa arriva nel tuo CRM: Al mattino, il vostro team trova dubbi chiariti, appuntamenti fissati e il CRM aggiornato.

Caso d’uso 06

  • Chiamata
  • WhatsApp

Filtrate e smistate le chiamate in entrata

L’agente risponde per primo a ogni chiamata, capisce di cosa ha bisogno chi chiama, gestisce le richieste semplici e trasferisce al reparto giusto ciò che richiede il vostro team.

Quando usarlo: Il vostro centralino riceve un volume elevato di chiamate e il vostro team perde tempo con domande ripetitive o chiamate destinate ad altri.

  1. 01.

    Risponde e chiede il motivo

    Accoglie chi chiama a nome del vostro istituto e capisce se si tratta di una richiesta di ammissione o della chiamata di uno studente, di una famiglia o di un fornitore.

  2. 02.

    Gestisce le domande frequenti

    Orari, scadenze, documenti o indicazioni stradali: tutto ciò che ha una risposta, lo risolve sul momento.

  3. 03.

    Smista con il contesto

    Se serve una persona, trasferisce la chiamata al reparto che avete definito senza interrompere la conversazione, insieme a un riepilogo di quanto detto.

Cosa arriva nel tuo CRM: Ogni chiamata classificata per motivo, con il suo riepilogo e a chi è stata trasferita.

Caso d’uso 07

  • Chiamata
  • WhatsApp

Registrate le segnalazioni e indirizzatele al reparto giusto

L’agente assiste studenti e famiglie quando chiamano o scrivono per segnalare qualcosa (un’assenza, un problema di pagamento, un inconveniente nel campus) e invia la segnalazione completa al reparto giusto.

Quando usarlo: Le segnalazioni arrivano in segreteria o al centralino e si perdono, si accumulano o impiegano troppo tempo a raggiungere chi deve risolverle.

  1. 01.

    Risponde alla chiamata o al messaggio

    Identifica chi lo contatta (studente o famiglia) e capisce il tipo di segnalazione: didattica, amministrativa, di pagamento o relativa alle strutture.

  2. 02.

    Raccoglie tutti i dettagli

    Chiede ciò che manca (corso, data, motivo, recapiti), così nessuno deve richiamare.

  3. 03.

    La invia al team giusto

    Indirizza la segnalazione al reparto che avete definito per ogni tipo (tutorato, amministrazione, segreteria…), la registra nel vostro sistema e conferma la ricezione alla persona.

Cosa arriva nel tuo CRM: Ogni segnalazione registrata con il suo tipo, i suoi dettagli e il reparto a cui è stata inviata.

Caso d’uso 08

  • Chiamata
  • WhatsApp

Supportate i vostri studenti con tutte le informazioni di cui hanno bisogno

L’agente risponde alle domande dei vostri studenti al telefono o su WhatsApp: orari, date degli esami, pratiche, documenti, la piattaforma didattica o i tirocini. Dà loro tutto ciò di cui hanno bisogno all’istante, senza aspettare che qualcuno risponda.

Quando usarlo: Il vostro team risponde sempre alle stesse domande degli studenti, soprattutto a inizio semestre e durante la sessione d’esami.

  1. 01.

    Lo studente chiede

    Chiama o scrive su WhatsApp con la sua domanda, a qualsiasi ora.

  2. 02.

    L’agente gli dà tutto ciò di cui ha bisogno

    Risponde con le informazioni del vostro istituto e invia via WhatsApp o e-mail ciò che serve: un calendario, un modulo o i passaggi di una pratica.

  3. 03.

    Inoltra solo ciò che serve

    Se la richiesta richiede una persona, la passa al reparto giusto con un riepilogo della conversazione.

Cosa arriva nel tuo CRM: Domande risolte all’istante e uno storico delle domande più frequenti dei vostri studenti.

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