ReshapeOS | Comment décrocher des rendez-vous avec une base de leads froids

La base que vous alliez jeter

Chaque établissement en a une : des leads issus d'anciennes campagnes, de salons ou de formulaires qui n'ont jamais été vraiment contactés. Beaucoup sont difficiles à joindre, et les appeler à la main n'en vaut pas la peine : des centaines d'appels, de messageries et de relances pour parler à quelques-uns seulement. Alors la base dort dans un tiroir… ou finit supprimée.

ReshapeOS change l'équation. L'agent appelle toute la base en quelques heures, gère les relances pour vous et vous ne payez que les conversations effectives. Ce qui prenait des semaines à votre équipe devient une campagne que vous lancez en une matinée.

Appeler à la main

Des semaines

Votre équipe compose les numéros un par un, attend, laisse des messages et recommence. Les heures partent dans ceux qui ne décrochent jamais.

Avec ReshapeOS

Quelques heures

L'agent passe plusieurs appels à la fois, relance selon le résultat, et votre équipe n'intervient que lorsqu'il y a un entretien.

2 %

de conversion en entretien d'admission dans ce type de campagne

≈ 40

entretiens pour 2 000 leads froids réactivés

0 h

passée par votre équipe au téléphone

Comment préparer la campagne avant de la créer

Dix minutes de préparation font une vraie différence sur les résultats. Avant d'ouvrir la plateforme, décidez des points suivants :

Quelle base vous allez appeler: Segmentez la base par formation ou par âge. L'agent trouve plus facilement le bon message quand tous les leads de la campagne se sont renseignés sur la même chose.
Quel est l'objectif: Dans ce type de campagne, l'objectif est de fixer un entretien avec les admissions. Tout le reste (répondre aux questions, envoyer de l'information) n'est qu'une étape vers ce but.
Ce que dira l'agent: Faites-lui rappeler au lead pourquoi il appelle : « l'an dernier, vous aviez demandé des informations sur le Master Marketing ». C'est le contexte qui pousse un lead froid à écouter de nouveau.
Quand appeler: Restez sur des horaires raisonnables et testez différents créneaux : beaucoup de leads qui ne répondent pas le matin décrochent l'après-midi.
Combien de tentatives: Avec des leads froids, configurez des relances : la plupart ne répondront pas au premier appel. Vous pouvez combiner appels et WhatsApp.

Avant de commencer

Il vous faut trois choses pour enregistrer une campagne. Sans numéro de téléphone, la plateforme ne vous laisse pas enregistrer.

Un agent vocal créé dans Voice agents (Agents vocaux). C'est lui qui passera les appels.
Au moins un numéro de téléphone dans My numbers (Mes numéros) — acheté, vérifié ou SIP. Nous l'expliquons dans l'annexe à la fin.
Uniquement si vous utilisez WhatsApp : une configuration WhatsApp connectée et un modèle au statut APPROVED (approuvé).

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Étape 1 sur 6

Ouvrez Campaigns et cliquez sur « New campaign »

Dans le menu latéral, cliquez sur Campaigns (Campagnes).
Cliquez sur le bouton bleu New campaign (Nouvelle campagne) en haut à droite. Si vous n'avez encore aucune campagne, il apparaît aussi au centre.

Les onglets All (Toutes), Active (Actives), Drafts (Brouillons), Paused (En pause) et Completed (Terminées) filtrent vos campagnes existantes.

Écran Campaigns avec le bouton New campaign (Nouvelle campagne) — L'écran Campaigns, avec le bouton « New campaign ».

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Étape 2 sur 6

Choisissez le canal du premier contact

En haut du formulaire, choisissez comment le lead est contacté la première fois.

Canal: Voice call (Appel vocal) — par défaut
Ce qu'il fait: L'agent appelle le contact
Ce qu'il faut: Un agent vocal et un numéro de téléphone

Canal: WhatsApp message (Message WhatsApp) — BETA
Ce qu'il fait: Un modèle approuvé est envoyé en premier
Ce qu'il faut: Une configuration WhatsApp active et un modèle APPROVED

Canal	Ce qu'il fait	Ce qu'il faut
Voice call (Appel vocal) — par défaut	L'agent appelle le contact	Un agent vocal et un numéro de téléphone
WhatsApp message (Message WhatsApp) — BETA	Un modèle approuvé est envoyé en premier	Une configuration WhatsApp active et un modèle APPROVED

Sélecteur du canal de premier contact — « Voice call » est sélectionné par défaut.

Si vous choisissez WhatsApp, le formulaire change : les champs agent et numéro disparaissent, et WhatsApp configuration (Configuration WhatsApp), Approved template (Modèle approuvé) et Simultaneous sends (Envois simultanés) apparaissent à la place de Concurrent calls (Appels simultanés). Si WhatsApp n'est pas connecté, un avertissement s'affiche avec un bouton Go to WhatsApp (Aller à WhatsApp).

Formulaire avec WhatsApp message (Message WhatsApp) sélectionné — Avec WhatsApp comme premier canal, le formulaire affiche ses propres options.

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Étape 3 sur 6

Renseignez les informations de la campagne

Campaign name (Nom de la campagne): Un nom descriptif, par exemple October lead recovery (Récupération leads octobre).
Description: Une ou deux phrases sur l'objectif de la campagne.
Campaign type (Type de campagne): Manual campaign (Campagne manuelle) : vous la lancez et la mettez en pause, et elle se termine d'elle-même une fois la liste épuisée. API campaign (Campagne API) : toujours active, elle reçoit les leads par API et ne se termine jamais d'elle-même. Pour une base de leads froids, choisissez Manual campaign.

Voice agent (Agent vocal): Choisissez l'agent qui passera les appels. Tous les agents de votre compte sont listés.

Sélecteur de l'agent vocal avec James from ReshapeOS (cold lead reactivation) et LidIA from ReshapeOS

Phone number (Numéro de téléphone): Le numéro depuis lequel les appels sont passés. Si le compte n'en a aucun, un avertissement jaune apparaît et vous ne pouvez pas enregistrer. Cliquez sur Go to My numbers (Aller à Mes numéros) — voir l'annexe.
Concurrent calls: Le nombre maximal d'appels en parallèle, de 1 à 10. Par défaut : 2.
Retries (Relances): 0 signifie uniquement l'appel initial. Avec 1 ou plus, vous avez l'appel initial plus N relances.

Numéro de téléphone, appels simultanés et relances — Sans numéro configuré, cet avertissement jaune apparaît.

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Étape 4 sur 6

Définissez les horaires d'appel

Activez Enable scheduling (Activer la programmation) pour limiter les moments où les appels sont passés. Si vous la laissez désactivée, il n'y a aucune restriction horaire.

Base time zone (Fuseau horaire de base): Espagne (Madrid), Espagne (Barcelone) ou Espagne (Canaries).
Allowed days (Jours autorisés): Cliquez sur les jours pour les activer. Par défaut : du lundi au vendredi.
Start time / End time (Heure de début / Heure de fin): Par défaut : de 09:00 à 17:00.

Réglage des horaires d'appel de la campagne

Day-specific hours (Horaires spécifiques par jour): Un créneau différent pour chaque jour, par exemple du lundi au vendredi de 9 h à 18 h et le week-end de 9 h à 15 h.
Respect the lead's time zone (Respecter le fuseau horaire du lead): Adapte les horaires à la localisation du contact. Activé par défaut.
Country overrides (Exceptions par pays): Des horaires personnalisés pour un pays donné. Choisissez le pays dans Add country... (Ajouter un pays…).
Schedule preview (Aperçu des horaires): Résume vos réglages, par exemple : Base hours (Spain): 09:00 - 17:00 et Allowed days: Mon, Tue, Wed, Thu, Fri (horaires de base en Espagne, du lundi au vendredi).

Options de programmation avancées et aperçu

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Étape 5 sur 6

Configurez les relances avancées

Elles vous permettent de décider comment et quand relancer selon le résultat de l'appel. C'est la partie qui tire le meilleur d'une base de leads froids.

Activez Enable advanced retries (Activer les relances avancées).
Maximum retry window (days) (Délai maximal de relance, en jours) : passé ce nombre de jours depuis l'appel d'origine, plus aucune relance n'est faite. Par défaut : -1 (sans limite).

Add strategy: Crée un bloc Retry 1 (Relance 1), que vous pouvez activer ou désactiver avec son interrupteur, ou supprimer avec l'icône de corbeille.
Retry channel (Canal de relance): Voice call, ou WhatsApp s'il est configuré.
When the outcome is (Lorsque le résultat est): Cochez les résultats qui déclenchent la relance : Failed call (Appel échoué), Voicemail (Messagerie vocale), No answer (Pas de réponse), Busy (Occupé) ou Call back later (Rappeler plus tard).
When to retry (Quand relancer): Relative time (after X time) (Délai relatif — après X temps), Specific date and time (Date et heure précises) ou Next weekday (Prochain jour de la semaine). Par défaut : 60 minutes plus tard.
Respect campaign hours (Respecter les horaires de la campagne): Si la case est cochée, la relance n'a lieu que dans les horaires définis à l'étape 4.

Bloc de stratégie de relance — Retry 1 : 60 minutes plus tard, en respectant les horaires de la campagne.

Si vous choisissez WhatsApp comme canal de relance, WhatsApp doit être connecté et vous devez sélectionner un modèle approuvé.

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Étape 6 sur 6

Enregistrez la campagne

En bas du formulaire, cliquez sur Save (Enregistrer) pour créer la campagne, ou sur Cancel (Annuler) pour quitter sans enregistrer.

Boutons Cancel (Annuler) et Save (Enregistrer) en bas du formulaire

Annexe : ajouter un numéro dans My numbers

Impossible de créer une campagne sans numéro. Dans le menu latéral, ouvrez My numbers et choisissez l'une de ces façons d'en ajouter un.

Import number (Importer un numéro): Ouvre un menu avec trois options.
Buy numbers (Acheter des numéros): Achetez un nouveau numéro depuis la plateforme.
Verified numbers (Numéros vérifiés): Utilisez un numéro que vous possédez déjà.
SIP trunk: Connectez votre propre ligne SIP.

Menu Import number (Importer un numéro) et ses trois options

Dans Buy numbers, cherchez par numéro ou par pays et cliquez sur Buy (Acheter) sur celui qui vous intéresse.

Fenêtre Buy phone numbers (Acheter des numéros de téléphone)

Le numéro apparaît dans l'onglet correspondant : Purchased numbers (Numéros achetés), Verified numbers ou SIP numbers (Numéros SIP). Check status (Vérifier l'état) contrôle qu'il fonctionne.
Revenez à Campaigns → New campaign. Vous pouvez maintenant choisir le numéro à l'étape 3.