Cas d’usage

Ce qu’un agent IA fait pour votre établissement

Canaux

Par téléphone ou sur WhatsApp, le même agent

Vous choisissez comment il contacte chaque lead. L’agent peut commencer par un appel et poursuivre sur WhatsApp, ou l’inverse, sans perdre le fil de ce qui a déjà été dit.

Par téléphone

Il parle au lead d’une voix naturelle, répond à ses questions pendant la conversation et fixe le rendez-vous sur-le-champ.

Idéal pour : Leads qui préfèrent parler, qualification et rendez-vous.

Sur WhatsApp

Il écrit et répond aux messages, envoie des informations et des documents, et assure le suivi par écrit.

Idéal pour : Leads qui ne décrochent pas ou préfèrent écrire.

Si nécessaire, il peut aussi poursuivre la conversation par e-mail ou par SMS.

01 · Recrutement et ventes

Parlez à chaque lead au bon moment

Cas de speed to lead : l’agent contacte vos leads en quelques secondes, relance ceux qui se sont refroidis, les qualifie et règle l’étape suivante.

4 cas d’usage

Cas d’usage 01

  • Appel
  • WhatsApp

Appelez chaque nouveau lead à la seconde

Quand quelqu’un remplit un formulaire ou arrive depuis une campagne, l’agent l’appelle ou lui écrit sur WhatsApp en quelques secondes, pendant qu’il pense encore à votre établissement.

Quand l’utiliser : Vous recevez des leads via des formulaires ou des campagnes, et votre équipe met des heures, voire des jours, à les contacter.

  1. 01.

    Un nouveau lead arrive

    Un formulaire web, une campagne Meta ou Google, ou votre CRM crée le lead, et l’agent le détecte immédiatement.

  2. 02.

    L’agent le contacte en quelques secondes

    Il l’appelle ou lui écrit sur WhatsApp, confirme le programme qui l’intéresse et répond à ses premières questions. S’il ne répond pas, il fait jusqu’à huit tentatives en combinant appels et WhatsApp.

  3. 03.

    Il le prépare pour votre équipe

    Si le lead est intéressé, il propose un rendez-vous avec un conseiller et le confirme dans l’agenda.

Ce qui arrive dans votre CRM : Le lead contacté en quelques secondes, avec le résumé du premier échange et le rendez-vous fixé.

Cas d’usage 02

  • Appel
  • WhatsApp

Réactivez vos bases de leads froids

L’agent recontacte, par téléphone ou sur WhatsApp, les leads qui ont demandé des informations il y a quelque temps sans aller plus loin, et identifie en quelques minutes ceux qui sont toujours intéressés.

Quand l’utiliser : Vous avez des leads issus de campagnes ou de rentrées précédentes que personne n’a recontactés.

  1. 01.

    Vous choisissez qui contacter

    Par exemple, les personnes qui ont demandé des informations l’an dernier sans s’inscrire. L’agent reçoit l’historique de chaque lead depuis votre CRM.

  2. 02.

    L’agent appelle ou écrit

    Il rappelle au lead le programme qui l’intéressait et lui demande s’il cherche toujours. S’il ne décroche pas, il lui écrit sur WhatsApp.

  3. 03.

    Il agit selon la réponse

    Si le lead est toujours intéressé, il fixe un rendez-vous. S’il veut des informations, il les lui envoie. Si ce n’est pas le bon moment, il programme une nouvelle prise de contact.

Ce qui arrive dans votre CRM : Chaque lead mis à jour avec son statut (intéressé, plus tard ou pas intéressé) et l’étape suivante.

Cas d’usage 03

  • Appel
  • WhatsApp

Qualifiez vos leads et fixez des rendez-vous

Au téléphone ou sur WhatsApp, l’agent pose à chaque lead les questions dont votre équipe a besoin et, si le profil correspond, confirme l’entretien, l’appel ou la visite du campus.

Quand l’utiliser : Votre équipe consacre beaucoup de temps à des leads qui ne correspondent pas et à caler des rendez-vous à coups d’e-mails ou d’appels.

  1. 01.

    Vous définissez les critères

    Par exemple : diplôme obtenu, date de début, modalité, budget ou besoin d’une bourse.

  2. 02.

    L’agent pose les questions pendant la conversation

    Les questions viennent naturellement pendant qu’il répond aux interrogations du lead, sans donner l’impression d’un formulaire.

  3. 03.

    Il fixe un rendez-vous avec les bons profils

    Il consulte les créneaux libres de votre équipe, confirme le rendez-vous, envoie un rappel et, si le candidat ne peut pas venir, le reprogramme.

Ce qui arrive dans votre CRM : Les réponses de chaque lead dans sa fiche, une priorité claire et le rendez-vous dans l’agenda du conseiller.

Cas d’usage 04

  • Appel
  • WhatsApp

Déclenchez des actions personnalisées pendant la conversation

Si le lead demande quelque chose ou remplit une condition, l’agent agit immédiatement : il envoie la brochure ou les informations sur les bourses par WhatsApp ou par e-mail, met à jour votre CRM ou transfère l’appel à votre équipe en pleine conversation.

Quand l’utiliser : Les étapes suivantes dépendent de quelqu’un de votre équipe qui doit penser à les faire plus tard.

  1. 01.

    Vous définissez les actions

    Par exemple : « s’il pose une question sur les bourses, envoyer le document » ou « s’il est prêt, prévenir son conseiller ».

  2. 02.

    L’agent les exécute immédiatement

    Sans attendre personne : il envoie les informations, renseigne les données dans votre CRM ou crée la tâche pour votre équipe.

  3. 03.

    Il vérifie et assure le suivi

    Il confirme avec le lead qu’il a bien reçu ce qu’il avait demandé et, quelques jours plus tard, le recontacte si nécessaire.

Ce qui arrive dans votre CRM : Chaque action enregistrée dans le CRM avec la conversation qui l’a déclenchée.

02 · Accueil et secrétariat

Répondez au téléphone quand votre équipe ne le peut pas

L’agent répond aux appels et aux messages des étudiants et des familles, répond à leurs questions, identifie ce qui nécessite une personne et transmet chaque demande au bon service.

4 cas d’usage

Cas d’usage 05

  • Appel
  • WhatsApp

Accueil en dehors des heures d’ouverture

Le soir, le week-end ou en pleine campagne d’inscriptions, l’agent répond aux appels et aux messages WhatsApp entrants et prépare l’étape suivante.

Quand l’utiliser : Vous recevez des appels ou des messages à des heures où votre équipe n’est pas disponible.

  1. 01.

    Il répond immédiatement

    Il traite les appels et les messages WhatsApp à toute heure et en plusieurs langues.

  2. 02.

    Il traite ou consigne la demande

    Il répond aux questions fréquentes sur les programmes, les délais ou les tarifs, et note ce qui nécessite une personne.

  3. 03.

    Il prépare l’étape suivante

    Il fixe un rendez-vous avec votre équipe ou lui transmet le dossier avec un résumé, pour que personne n’ait à répéter ce qu’il a déjà dit.

Ce qui arrive dans votre CRM : Dès le matin, votre équipe trouve les questions traitées, les rendez-vous fixés et le CRM à jour.

Cas d’usage 06

  • Appel
  • WhatsApp

Filtrez et transférez les appels entrants

L’agent prend d’abord chaque appel, comprend ce dont la personne a besoin, traite les demandes simples et transfère au bon service ce qui nécessite un membre de votre équipe.

Quand l’utiliser : Votre standard reçoit beaucoup d’appels, et votre équipe perd du temps sur des questions répétitives ou qui ne la concernent pas.

  1. 01.

    Il répond et demande le motif

    Il accueille l’appelant au nom de votre établissement et identifie s’il s’agit d’une demande d’admission, d’un étudiant, d’une famille ou d’un fournisseur.

  2. 02.

    Il traite les questions fréquentes

    Horaires, délais, documents ou accès : tout ce qui peut être répondu, il y répond immédiatement.

  3. 03.

    Il transfère avec le contexte

    Si une personne est nécessaire, il transfère l’appel au service que vous avez défini sans interrompre la conversation, avec un résumé de l’échange.

Ce qui arrive dans votre CRM : Chaque appel classé par motif, avec son résumé et la personne à qui il a été transféré.

Cas d’usage 07

  • Appel
  • WhatsApp

Recueillez les signalements et transmettez-les au service concerné

L’agent prend en charge les étudiants et les familles qui appellent ou écrivent pour signaler quelque chose (une absence, un problème de paiement, un incident sur le campus) et transmet le signalement, complet, au service concerné.

Quand l’utiliser : Les signalements arrivent au secrétariat ou au standard et se perdent, s’accumulent ou tardent à parvenir à la personne chargée de les traiter.

  1. 01.

    Il répond à l’appel ou au message

    Il identifie qui appelle (étudiant ou famille) et comprend le type de signalement : pédagogique, administratif, lié aux paiements ou à l’établissement.

  2. 02.

    Il recueille toutes les informations

    Il demande ce qui manque (formation, date, motif, coordonnées) pour que personne n’ait à rappeler.

  3. 03.

    Il le transmet au bon service

    Il transmet le signalement au service que vous avez défini pour chaque type (suivi pédagogique, administration, secrétariat…), l’enregistre dans votre système et confirme sa bonne réception à la personne.

Ce qui arrive dans votre CRM : Chaque signalement enregistré avec son type, ses informations et le service auquel il a été transmis.

Cas d’usage 08

  • Appel
  • WhatsApp

Accompagnez vos étudiants avec toutes les informations dont ils ont besoin

L’agent répond aux questions de vos étudiants par téléphone ou sur WhatsApp : horaires, dates d’examens, démarches, documents, plateforme ou stages. Il leur donne immédiatement toutes les informations nécessaires, sans qu’ils aient à attendre une réponse.

Quand l’utiliser : Votre équipe répond sans cesse aux mêmes questions des étudiants, surtout à la rentrée et en période d’examens.

  1. 01.

    L’étudiant pose sa question

    Il appelle ou écrit sur WhatsApp, à toute heure.

  2. 02.

    L’agent lui donne toutes les informations

    Il répond avec les informations de votre établissement et lui envoie par WhatsApp ou par e-mail ce dont il a besoin : un calendrier, un formulaire ou les étapes d’une démarche.

  3. 03.

    Il ne transmet que ce qui le nécessite

    Si la demande requiert une personne, il la transmet au service adéquat avec un résumé de l’échange.

Ce qui arrive dans votre CRM : Les questions traitées immédiatement et un historique des questions les plus fréquentes de vos étudiants.

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